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【薦讀】如何高效又輕松的完成工作?

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發表時間:2018-07-27 18:50作者:李麗歡來源:萬江集團網址:http://www.nm0.com.cn

1一、先思考,再執行


做一項工作之前,先思考該如何入手,需要用到哪些工具和方法,如何實現目標,有哪些資源……。而不是直接拿來就做,直接拿來就做表面上看來貌似是更快的行動,但實際上卻有更大的問題和隱患。不經思考就行動往往會更慢的實現目標,原因是首先你并沒有思考和理解工作目的的程度是怎樣的,這樣就很容易完成表面工作,而表面的工作往往達不到實際目標和需求。

舉個栗子:公司搬遷新的辦公室,老板交代讓你買家具

首先表面來看這個任務是買家具,于是你可以聯系家具廠商來溝通。實際上,這個任務的目的是希望新的辦公室在規定時間內可以達到正常使用標準,符合所有人的辦公需求。所以第一是使用需求;第二任務完成的時間有多少;第三是家具的大小、多少以及顏色、功能等等是否滿足人長期使用;第四是預算的多少,這直接影響到物品的多少好壞。如果你一開始就有了這些思考,那你就會直接按照預算來找廠家,和公司同事溝通好需要哪些功能的家具,這樣才能快速、準確并能讓老板滿意的完成工作。

推薦大家使用5W2H分析法:

WHAT——是什么?目的是什么?做什么工作?

WHY——為什么要做?可不可以不做?有沒有替代方案?

WHO——誰?由誰來做?

WHEN——何時?什么時間做?什么時機最適宜?

WHERE——何處?在哪里做?

HOW ——怎么做?如何提高效率?如何實施?方法是什么?

HOW MUCH——多少?做到什么程度?數量如何?質量水平如何?費用產出如何?


2二、全面思維,結果導向


以“面”思考問題,以“點”實現目標。

什么意思呢?我們學習幾何都知道有點、線、面,點組成線,線組成面,也就是說,要先制定實現的目標和結果,并時刻以達到結果為目標,用一切方法和手段達到目標。結果和目標就是“面”,實現的方法和步驟就是“點”。要有全局思維,這會更有效的幫助你達成結果。“摸著石頭過河”的工作方式既緩慢又不確定方向,只會讓達到目的過程更加艱辛。

舉個栗子:老板交給你一項招聘的任務。你該如何開展?也許你首先想到要擬一則招聘信息,但發布招聘信息是最終的結果嗎?

如果你已經熟悉5W2H原則,你就會知道,老板需要的是在規定時間內,找到能干活的人上崗工作,以確保公司正常運營。這就是結果。所以,你需要周一擬好招聘信息并找到發布渠道發出去,周二篩選簡歷打電話約人面試,周四確定好合適的人員,約定好上班時間。所以,你一周的時間就可以圓滿的完成工作。如果你僅僅是認為老板要求的是發布招聘信息,那么你就會糾結于信息的內容,發布的渠道等等非結果性的因素。


3重要的事情優先做,學會規劃好工作和時間

首先,你要先判斷工作的重要性以及手頭的工作量,哪些是真正重要的項目,哪些是不重要但是緊急的項目,哪些是重要但卻需要花大量時間來完成的工作,哪些根本就是無關緊要又不急于上手的項目。

可以使用時間管理優先矩陣來梳理工作:當然,前提是你要懂得分辨工作的輕重緩急。

只有學會了這種方法,才能更有效率的完成一些大量工作,而不讓自己陷入繁瑣雜事中。這樣才會更容易在工作中做出成績,升職加薪。

在這里告訴大家一個小方法,就是列清單,具體規劃到分鐘,比如說10:00分-10:10分打電話給供應商確定出貨時間、10:10-10:30分制作倉儲表格……,雖然表面上看來對自己有所約束,但這確能幫助你高效的完成工作。

其實我一直覺得,工作是可以做完的,只要你合理的規劃時間和安排,你一定能從容不迫的完成工作,如果你的加班不是為了給老板看,那你為什么不讓自己更輕松更快樂的完成工作呢?


4擁有思考的能力


有很多時候,我們對于遇到的事情沒有自己的想法和建議,原因是你并沒有認真的去思考或者是不想思考。我們總是容易抗拒自己未知的事情,比如說當你沒做過一件事的時候,你首先反應的是“我沒做過”“我不會做”,但實際上,就算你沒有過,你就真的不能做嗎?

再舉個栗子:當你與老板一同談了客戶,然后要撰寫一份合作書,因為你沒有做過,所以你會去問老板,如何報價,如何安排時間等。然后老板反問你,你覺得呢?當然,你也是可以實事求是的說,你沒有做過,所以你也不知道。

但如果你經過思考,你一定不會這么回答。

首先,你參與了洽談,所以一定知道客戶的需求,然后你要考慮你報多少價格公司才不會虧或者才有得賺?其次,按公司的人員架構,以你對同事的了解,你認為多久可以完成這項工作?然后你就會有了答案。再或者說,你可以翻看公司其他項目的合作書,參考價格和時間。所以,你當然可以來做這件事。

限制自己思維的最大因素就是自己給自己設置障礙,首先先進行自我否定,“這個我不會做”“那個我沒做過”……其實你真的著手去做,你都可以做,也許會做的很好,所以,為什么要限制自己的可能性呢?

遇到問題時,不要想這件事是否會做或是否能做,而是要先思考如何做,通過什么方向可以入手。思維這件事,說起來容易,也被大家提過很多遍,但一個人真的想打破思維,擁有獨立思考能力,其實還需要自己不斷的努力和鍛煉。


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